NA CZYM POLEGA SPLIT PAYMENT

Mechanizm podzielonej płatności polega na tym, że podatnicy podatku VAT mogą dokonywać płatności za nabyty towar lub usługę od innego podatnika VAT w następujący sposób:

– zapłata odpowiadająca wartości sprzedaży netto jest płacona przez nabywcę na bankowy rachunek rozliczeniowy dostawcy;

– pozostała zapłata odpowiadająca kwocie podatku od towarów i usług jest płacona na specjalny rachunek bankowych dostawcy, tzw. rachunek VAT.

DOBROWOLNOŚĆ STOSOWANIA MECHANIZMU SPLIT PAYMENT

Zgodnie z regulacjami dotyczącymi mechanizmu podzielonej płatności, podatnicy, którzy otrzymali fakturę z wykazaną kwotą podatku VAT, przy dokonywaniu płatności za nabyte towary lub usługi mogą, ale nie muszą, zastosować mechanizm podzielonej płatności. Oznacza to, że decyzję o zrealizowaniu płatności na rzecz dostawcy przy zastosowaniu mechanizmu podzielnej płatności podejmuje podatnik będący nabywcą towaru lub usługi.

Dobrowolność stosowania tego mechanizmu oznacza także, że nabywca może go stosować w sposób wybiórczy, czyli nie każda faktura VAT dokumentująca nabycie towarów lub usług musi być uregulowana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

Od razu nasuwa się pytanie: czy dostawca może wymusić na odbiorcy, aby ten nie stosował split payment? Dostawca nie może zażądać od nabywcy, aby ten uregulował płatność za nabyty towar lub usługę w całości na zwykły bankowy rachunek rozliczeniowy tego dostawcy. Dostawca i nabywca mają jednak prawo umownie zrezygnować ze stosowania mechanizmu podzielnej płatności.

Ważne! Split payment jest dobrowolny i nie występuje obowiązek jego stosowania.

KIEDY MOŻNA ZASTOSOWAĆ SPLIT PAYMENT

Mechanizm podzielnej płatności znajduje zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do transakcji dokonywanych pomiędzy podatnikami VAT czynnymi. Nie ma natomiast zastosowania w stosunku do zakupów dokonywanych przez konsumentów niebędących podatnikami VAT czynnymi.

Split payment można stosować nie tylko do faktur VAT dokumentujących zakup towarów i usług, ale również do zapłaty dokonywanej przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi, tj. do przedpłat, zaliczek, zadatków, pod warunkiem otrzymania przez nabywcę faktury VAT na taką płatność.

Mechanizm podzielonej płatności ma zastosowanie wyłącznie dla pojedynczej faktury VAT, co oznacza, że nabywca nie może – przy użyciu split payment – uregulować jednorazowo więcej niż jednego zobowiązania wynikającego z jednej faktury VAT wobec dostawcy. W przypadku zobowiązań wynikających z kilku faktur VAT, nabywca będzie zobowiązany każdą fakturę VAT regulować odrębnie.

Przepisy ustawy VAT nie przewidują możliwości stosowania split payment do dokonywania zapłaty w innych formach niż przelew, tj. przykładowo przy użyciu karty płatniczej – albo innych instrumentów bankowości elektronicznej. Stosowanie mechanizmu podzielnej płatności nie będzie też możliwe przy zapłacie gotówką, a także w przypadku kompensat czy też zajęć komorniczych.

Mechanizm podzielnej płatności nie ma też zastosowania dla płatności wyrażonych w walucie obcej, co oznacza, że faktury VAT wystawione w walucie obcej nie mogą być regulowane przy użyciu mechanizmu podzielnej płatności.

Tyle z zasad ogólnych. Przejdźmy teraz do tych kwestii, które okazały się problematyczne.

RACHUNEK VAT

Co stanie się w sytuacji, gdy dostawca nie ma rachunku VAT, a nabywca zastosuje mechanizm podzielnej płatności do realizowanej zapłaty na rzecz dostawcy? Kiedy mogą pojawić się takie okoliczności?

Zdarza się, że przedsiębiorcy jednoosobowo prowadzący działalność gospodarczą posługują się wyłącznie rachunkiem bankowym prywatnym i nie mają założonego tzw. firmowego rachunku bankowego. Jeżeli ten podatnik na fakturze VAT wskaże numer prywatnego rachunku bankowego, a nabywca dokona przelewu przy użyciu split payment, to niestety środki tak przelane zostaną przez bank cofnięte i to niestety na rachunek VAT nabywcy, czyli tego, który przelew realizował. Z kolei środki na rachunku VAT mogą być przeznaczone – co do zasady – wyłącznie na zapłatę podatku VAT do organu podatkowego albo na zapłatę podatku VAT na rzecz innych dostawców. Niestety środki pieniężne zgromadzone na rachunku VAT nie mogą być wykorzystywane na własne potrzeby związane z działalnością gospodarczą, gdyż służą wyłącznie na zapłatę podatku VAT. Gdy znajdziemy się w takiej sytuacji, tj. pomimo dokonania przelewu przy użyciu split payment środki na podatek VAT zostaną cofnięte na nasz rachunek VAT, to jedyne, co możemy zrobić, to niezwłocznie uregulować wobec kontrahenta kwotę podatku VAT na jego zwykły rachunek bankowy, a cofnięte środki finansowe i zgromadzone na naszym rachunku VAT należałoby przeznaczyć na zapłatę na rzecz innych dostawców albo na zapłatę podatku VAT do urzędu skarbowego.

TYTUŁ PRZELEWU PRZY SPLIT PAYMENT

Co dzieje się, gdy nasz nabywca – przelewa nam na rachunek VAT środki finansowe nieprawidłowo – oznaczając tytuł przelewu?

Należy zwrócić uwagę na fakt, iż przepisy dotyczące split payment wyraźnie wskazują, jak powinien być oznaczony przelew i zgodnie z tymi przepisami, w tytule przelewu musi zostać wskazany numer faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność. Niestety praktyka pokazuje, że nabywcy często uiszczają, płatności przy użyciu split payment, nie wskazując numeru faktury, ale podając np. numer zamówienia, numer faktury pro forma itp.

Uwaga! Takie oznaczenie jest nieprawidłowe i może skutkować problemami z odzyskaniem kwoty podatku VAT zgromadzonego na rachunku VAT, jak i problem po stronie samego nabywcy, który z kolei może mieć kłopot z odliczeniem podatku naliczonego VAT.

Wobec tego ważne jest, abyśmy zwracali uwagę na prawidłowe oznaczanie tytułu przelewu, bowiem niedochowanie tego obowiązku może wywołać nieznane na ten moment jeszcze negatywne skutki podatkowe zarówno dla nabywcy, jak i dostawcy.

Co jednak zrobić, gdy zdarzy się, że albo to my się pomylimy i wskażemy nieprawidłowe oznaczenie w tytule przelewu, albo nasz klient, ureguluje płatność, wskazując nieprawidłowe dane w tytule przelewu? Proponuję wtedy skontaktować się odpowiednio z nabywcą lub dostawcą i uzgodnić na piśmie, z jakiego tytułu został dokonany przelew.

OMYŁKOWA PŁATNOŚĆ NA RACHUNEK VAT

Co w sytuacji, gdy otrzymamy płatność na rachunek VAT przez pomyłkę albo nie potrafimy zidentyfikować płatności z określoną transakcją sprzedaży?

W tym przypadku niezwłocznie musimy zwrócić kwotę podatku VAT z naszego rachunku VAT na rachunek VAT podmiotu, od którego otrzymaliśmy płatność. Brak reakcji z naszej strony będzie skutkować tym, że ponosimy solidarną odpowiedzialność za niezapłacony podatek VAT przez podmiot, który faktycznie był adresatem kwoty podatku VAT.

Warto zatem weryfikować tytuły wpływów na nasz rachunek VAT. Niestety w przypadku wielotysięcznych transakcji może się to okazać trudne albo nawet niemożliwe. Niemniej jednak brak możliwości weryfikacji nie powoduje, że jesteśmy zwolnieni z odpowiedzialności solidarnej.

PODSUMOWANIE

Opisane sytuacje, nie są jedynymi, ale obecnie te najczęściej występują. W kolejnym materiale opiszę, co nam może dać mechanizm split payment i czy rzeczywiście chroni nas przed ewentualnymi nadużyciami innych podmiotów.

Tymczasem życzę wszystkim Czytelnikom, aby nie musieli się martwić split paymentem.

Autor: Beata Hudziak, partner zarządzający, doradca podatkowy 8Tax Doradztwo Podatkowe sp. z o.o

Partner cyklu – 8Tax Doradztwo Podatkowe sp. z o.o

Czy możliwe jest zabezpieczenie się przed tym uczuciem niepewności? Odpowiedź brzmi TAK. Receptą na to jest instrument o nazwie audyt (przegląd) podatkowy.

Audyt podatkowy to quasi kontrola podatkowa, która przebiega w atmosferze zrozumienia, wzajemnego konstruktywnego dialogu doradcy z przedsiębiorcą, który umożliwia wypracowanie rozwiązań umożliwiających minimalizację ryzyk podatkowych, jak również przygotowanie się podatnika do kontroli podatkowej. Audyt podatkowy to obecnie skuteczny instrument zarządzania ryzykiem podatkowym i narzędzie wykorzystywane przez zarządzających do budowy przemyślanej strategii biznesowej uwzględniającej obciążenia podatkowe, co ma realne przełożenie na wynik finansowy firmy.

AUDYT PODATKOWY W TEORII I PRAKTYCE

Zakres przedmiotowy i forma przeglądu uzależnione są między innymi od specyfiki działalności biznesowej podmiotu oraz złożoności przeprowadzanych przez niego transakcji.

Przykładowo, możemy sobie wyobrazić przeprowadzenie audytu w takich obszarach jak:

• Weryfikacja rozliczeń podatkowych w zakresie wybranych tytułów zobowiązań podatkowych (podatek dochodowy od osób prawnych, podatek dochodowy od osób fizycznych, podatek od towarów i usług, podatek od nieruchomości). Dla przykładu: zamierzamy złożyć wniosek o zwrot podatku VAT. Wiemy, że przyjdzie do nas kontrola, aby sprawdzić, czy kwota zwrotu jest uzasadniona. Wiemy również, że gdy kontrolujący stwierdzą błędy, to pewnie trzeba będzie dopłacić tzw. sankcje w podatku VAT, a i zwrot podatku się przesunie. Rozwiązaniem jest zamówienie kontroli na życzenie, czyli przed kontrolą urzędu, skontrolowanie swoich rozliczeń przez niezależnych ekspertów;
• Diagnoza ryzyk w odniesieniu do wybranych segmentów działalności jednostki, np. sprzedaż, zakupy, gospodarka rzeczowym majątkiem trwałym. Jako przykład takiego ryzyka można wskazać: błędne udokumentowanie transakcji („puste” faktury), nieprawidłowa kwalifikacja wydatku jako kosztu podatkowego, brak prawa do odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej przez podmiot niebędący czynnym podatnikiem VAT, nieopodatkowanie określonych operacji, np. nieodpłatnie otrzymanych rzeczy i praw na gruncie podatku dochodowego;
• Ocena prawidłowości kwalifikacji podatkowej i rozliczenia określonych operacji, np. transakcje z jednostkami powiązanymi, transakcje kapitałowe (w tym: aporty, połączenia), rozliczenie projektu inwestycyjnego, rozliczenie produkcji, zakupy usług niematerialnych. Przykładowo, przeprowadziliśmy w poprzednich latach operację restrukturyzacyjną (np. dotyczącą zmian kapitałowych i znaków towarowych), której skutki mają wpływ na bieżące rozliczenia podatkowe. Zastanawiamy się, czy nowe przepisy mają wpływ na bieżące rozliczenia w kontekście przeprowadzonych w innych latach podatkowych operacji gospodarczych? Bez negatywnych konsekwencji możemy się upewnić, czy bieżące rozliczenia nie budzą wątpliwości, a jeśli je budzą, to co zrobić, aby spać spokojnie? Receptą na to może być przegląd podatkowy;
• Weryfikacja kontrahentów pod kątem istnienia podejrzenia nieświadomego uczestnictwa w procederze oszustwa podatkowego bądź też analiza transakcji w zakresie ryzyka nadużyć i identyfikacji transferów niezgodnych z prawem (audyt śledczy). W ostatnim czasie coraz popularniejsze stają się właśnie tzw. audyty śledcze. Wynika to przede wszystkim  z odkrywanych przez urzędników tzw. karuzel podatkowych, w których mogą uczestniczyć niczego nieświadome podmioty.

Efektem prac dotyczących audytu jest najczęściej raport zawierający opis zidentyfikowanych nieprawidłowości i ryzyk podatkowych, jak również prezentujący rekomendacje co do możliwych sposobów ich wyeliminowania lub zminimalizowania. Wskazane w raporcie wytyczne stanowią następnie bazę do dalszej dyskusji, której wynikiem jest wypracowanie praktycznych rozwiązań zagadnień zdiagnozowanych podczas audytu.

JAKIE MAM Z TEGO KORZYŚCI?

Przygotowanie do kontroli podatkowej

Audyt podatkowy to przede wszystkim kluczowy element przygotowania się podatnika do ewentualnej kontroli. Niezwykle cenne w tym zakresie może okazać się doświadczenie osób realizujących audyt w obsłudze kontroli podatkowych. Praktyka w tym obszarze pozwala skoncentrować się na zagadnieniach, które stanowią szczególny przedmiot zainteresowania organów podatkowych i odpowiednio przygotować się na ich weryfikację przez kontrolujących.

Wpływ na wynik finansowy i cash flow

Nie zapominajmy, że rozliczenia podatkowe mają realny wpływ na generowane przez przedsiębiorstwo przepływy pieniężne oraz jego wynik finansowy. Implementacja przemyślanej strategii biznesowej uwzględniającej sferę podatkową pozwala wygenerować wymierne korzyści w tym zakresie. Stąd, też, audyt podatkowy to w istocie jedno z narzędzi optymalizacji biznesowej przedsiębiorstwa.

Dyskusja i dzielenie się wiedzą

Przeprowadzenie przeglądu podatkowego to przede wszystkim stworzenie możliwości dyskusji i bieżącego wyjaśniania wątpliwości co do rozliczenia i kwalifikacji podatkowej operacji gospodarczych. Ścisła współpraca osób przeprowadzających audyt ze służbami finansowo-księgowymi przedsiębiorcy zapewnia efektywność i skuteczność audytu podatkowego.

Przegląd podatkowy to również możliwość update’u wiedzy podatkowej z uwzględnieniem aktualnej linii interpretacyjnej i orzecznictwa, jak również wsparcie w przygotowaniu się do nadchodzących zmian podatkowych.

Wsparcie multidyscyplinarne

W praktyce w realizację procedur w ramach audytu podatkowego zaangażowane są zespoły składające się ze specjalistów z dziedziny podatków, rachunkowości oraz prawa, co pozwala na kompleksową ocenę weryfikowanych zagadnień. Pamiętajmy, że księgi rachunkowe stanowią element ksiąg podatkowych, stąd rzetelnie prowadzona ewidencja księgowa stanowi bazę dla rozliczeń podatkowych. W zakresie, w jakim ma to wpływ na kwalifikację podatkową oraz ocenę ksiąg rachunkowych pod kątem ich rzetelności, doradca oceni również prawidłowość rozliczenia operacji dla celów księgowych i zapewni wsparcie w przypadku wątpliwości.

Praktyczne podejście

Przegląd, nie stanowi wyłącznie teoretycznej analizy zidentyfikowanych zagadnień, ale jego głównym celem jest też znalezienie rozwiązań pozwalających na wyeliminowanie lub ograniczenie stwierdzonych nieprawidłowości oraz ryzyk podatkowych.

Audyt podatkowy i co dalej

Rekomendacje przedstawione przez doradcę w efekcie audytu podatkowego to baza dla dalszej współpracy na etapie wdrażania poszczególnych rozwiązań. Dotyczy to przykładowo: przygotowania, bądź uzupełnienia dokumentacji (np. umowy, procedury wewnętrzne), przeszkolenia działów merytorycznych, opracowania schematów rozliczenia określonych transakcji, przygotowania wniosku o interpretację indywidualną lub szczegółowej opinii, sporządzenia dokumentacji cen transferowych, bieżących konsultacji itd.

PODSUMOWANIE

Audyt (przegląd) podatkowy jest skutecznym instrumentem zarządzania ryzykiem podatkowym oraz optymalizacji biznesowej podatnika. Koncentruje się on nie tylko na merytorycznej ocenie prawidłowości rozliczeń podatkowych, lecz również na praktycznych możliwościach eliminacji stwierdzonych nieprawidłowości lub ograniczeniu zidentyfikowanych ryzyk podatkowych. Pamiętajmy, że podczas audytu doradca nie wciela się w rolę organu podatkowego ukierunkowanego na wykrycie błędów. Zespół audytowy przede wszystkim współpracuje z podatnikiem w celu wspólnego wypracowania rozwiązań mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa podatkowego przeprowadzanych transakcji, co przekłada się bezpośrednio na komfort pracy, m.in. służb finansowo-księgowych jednostki, jak i poczucie komfortu i spokoju przy przyjmowaniu kontroli podatkowych. Tego właśnie komfortu i spokoju Wszystkim Czytelnikom życzę.

Autor: Izabela Kasperkowiak, Biegły Rewident 8Tax Doradztwo Podatkowe sp. z o.o

Partner cyklu 8Tax Doradztwo Podatkowe sp. z o.o