„Asystentka, jako odbierająca telefony sekretarka to stereotyp, który powoli traci na aktualności” – twierdzi Julia Dobrowolska, Konsultant w Page Personnel – „Z naszych obserwacji wynika, że coraz częściej asystentka managera wyższego szczebla ma bardzo duży wpływ na funkcjonowanie firmy. Jest doradcą i wsparciem biznesowym dla swojego przełożonego, bierze udział w spotkaniach służbowych jak również kontroluje przepływ informacji. Aktualnie powinniśmy powiedzieć Asystentka Biznesowa” – dodaje Julia Dobrowolska.

Wystarczy spojrzeć na oferty pracy na stanowiska asystenckie na stronie www.pagepersonnel.pl. Przykładowo, do obowiązków przyszłej asystentki dyrekcji spółki deweloperskiej należą takie zadania jak: „zarządzanie kalendarzem dyrektorów firmy”, „organizacja i uczestnictwo w spotkaniach biznesowych”, czy „przygotowanie prezentacji i materiałów na spotkania”. Poszukiwana osoba powinna mieć zdolności analityczne i znać język angielski oraz francuski.

Potwierdza to Katarzyna Bilicka, specjalistka ds. administracji w firmie Oticon Polska Production, wybrana Asystentką Roku 2011 przez Europejskie Stowarzyszenie Sekretarek i asystentek. „Moje stanowisko wymaga ogromnej wszechstronności, doskonałego zarządzania czasem i stałego doskonalenia siebie i swoich umiejętności. Coraz mniej jest w mojej pracy rutynowych i przyziemnych obowiązków, a coraz więcej skomplikowanych zadań o charakterze strategicznym, czy projektowym. Osoba, która dziś chciałaby zająć moje miejsce, musiałaby być raczej doświadczonym project managerem niż asystentką”.

Jakie są przyczyny ewolucji stanowiska asystentki? Zdaniem Julii Dobrowolskiej wpływ na to ma polityka zachodnich firm otwierających w Polsce swoje oddziały oraz postawa zagranicznych menadżerów, którzy przebywają w Polsce na kontraktach. Przenoszą do Polski panujące na Zachodzie standardy biznesowe, także te dotyczące pracy i zakresu obowiązków asystentki. „Zagraniczni menadżerowie wiedzą jakim atutem jest kompetentna asystentka i takich osób poszukują Korzyści ze wsparcia profesjonalnej asystentki dostrzegli już też polscy menadżerowie. Stanowiska asystenckie cieszą się dziś coraz większym prestiżem”.- dodaje.

Wszystko to sprawia, że dla młodych osób stanowiska asystenckie to świetne miejsce na zdobycie pierwszego doświadczenia zawodowego. Zwłaszcza w sytuacji, gdy pracodawca może pozwolić sobie na zatrudnienie osoby mniej doświadczonej, ale z wysokim potencjałem. „Młode osoby nie zawsze są przekonane w jakim kierunku chciałyby rozwinąć swoją karierę. Praca na stanowisku asystenckim to dla nich szansa na poznanie od podstaw różnych obszarów działalności firmy oraz panującej w niej kultury organizacyjnej” – twierdzi Julia Dobrowolska. Opinię tę podziela Katarzyna Bilicka: „Asystentka musi być w swojej pracy osobą bardzo wszechstronną, a ta cecha z pewnością ułatwia adaptację do nowych warunków i wyzwań. Dlatego możliwości awansu jest znacznie więcej niż gdzie indziej i ograniczać je może tylko wyobraźnia.”

Profesjonalna asystentka/asystent to pracownik na wagę złota. Taka osoba posiada wysoko rozwinięte kompetencje interpersonalne, świetną organizację pracy, zna tajniki skutecznej komunikacji, także w językach obcych, a co najważniejsze doskonale rozumie biznes, w którym działa jej przełożony. Znalezienie takiego zestawu na rynku pracy to wyzwanie.

Potwierdza to coroczny raport ManpowerGroup „Niedobór talentów”, wskazujący listę 10 zawodów, w których najtrudniej jest znaleźć pracowników o odpowiednich kompetencjach. Przez trzy lata, 2008, 2009 i 2010, grupa zawodowa „pracownicy sekretariatu/ asystenci dyrekcji/ asystenci ds. administracji” zajmowała na tej liście w Polsce coraz wyższe miejsca, kolejno 10., 7. i 5. Co prawda w tegorocznej edycji pracodawcy nie deklarowali już tak dużego problemu z kandydatami w tym obszarze, jednak rekruterzy potwierdzają, że o dobrą asystentkę, czy asystenta nadal nie jest łatwo.

- „Największy problem stanowi znajomość języka angielskiego. Często kandydaci deklarujący poziom dobry mają trudności z tworzeniem złożonych zdań,” – mówi Magdalena Mulet, konsultantka w Manpower, specjalizująca się w rekrutacjach na stanowiska administracyjne. Podczas rozmowy rekrutacyjnej sprawdzamy też poziom obsługi programów komputerowych Word, Excel i Power Point oraz umiejętność bezwzrokowego pisania na klawiaturze,” – dodaje Magdalena Mulet.

Poszukując kandydata, który faktycznie będzie swobodnie posługiwał się językiem obcym, firmy zwracają uwagę na doświadczenie międzynarodowe w życiorysie, wskazujące na praktyczne wykorzystanie języka. Może to być praca wakacyjna za granicą lub udział w programie wymiany międzynarodowej. Warto pamiętać, że duże korporacje, gdzie kontakt z językiem angielskim jest regularny, oferują także wyższe zarobki.

Rzadko twardym wymogiem pracodawcy jest wykształcenie w administracji lub zgodne z profilem branżowym firmy. Na przykład u kandydata na stanowisko asystenckie w kancelarii prawnej cenniejsze niż dyplom wydziału prawa będzie wykształcenie lingwistyczne. Taki profil będzie szczególnie pożądany w oddziale międzynarodowej sieci lub firmie współpracującej z zagranicznymi partnerami. Absolwent lingwistyki może dodatkowo podnieść atrakcyjność swojej kandydatury podejmując się wcześniej tłumaczenia tekstów branżowych. Skorygować też należy stereotyp dotyczący poszukiwanych u asystentów cech charakteru. Wbrew pozorom nie tylko powinna to być osoba sympatyczna i uśmiechnięta, ale przede wszystkim asertywna i stanowcza. Tym bardziej, że musi potrafić budować profesjonalne relacje z osobami na dużo wyższych stanowiskach.

Stałym elementem ofert pracy, szczególnie gdy chodzi o asystentów zarządu, jest wymóg wcześniejszego doświadczenia na podobnym stanowisku. O ile lata stażu i dobre referencje są absolutnie koniecznie przy wyżej umocowanych stanowiskach asystenckich, to jednak brak doświadczenia nie zamyka drogi rozwoju.

„Osoby bez doświadczenia polecam zacząć od recepcji lub pomocy biurowej. Już kilkumiesięczna praca na takim stanowisku w połączeniu z dobrą znajomością języka angielskiego pozwoli na przejście na stanowisko asystenckie,” – wyjaśnia Magdalena Mulet i zaznacza: „Dobrym początkiem kariery jest praca tymczasowa, która pozwala na zdobycie doświadczenia i poznanie specyfiki pracy w różnych organizacjach. Ta forma zatrudnienia jest szczególnie dogodna dla młodych osób, ponieważ umożliwia pogodzenie pracy z nauką. Bardzo c zęsto osoby, które sprawdziły się jako pracownik tymczasowy są później zatrudniane bezpośrednio w firmie.”

Naturalną kontynuacją jest awans na asystenta biura i office menedżera. Pracownik recepcji promowany jest często na asystenta jednego z działów. Dla ich kierowników kluczową zaletą jest dobra znajomość firmy. W dużych strukturach awansować można na stanowiska asystenckie na coraz wyższych szczeblach. Zaufane i sprawdzone osoby stają się nieocenionym wsparciem dyrektorów departamentów, a potem zarządu. Zarobki na stanowiskach asystenckich w większych miastach Polski zaczynają się od 2 000 zł brutto i w miarę wspinania się w hierarchii firmy dochodzą do 10 000 zł. W Warszawie, ze względu na lokalizację central dużych korporacji, zarobki osiągane na tych samych stanowiskach mogą być znacznie wyższe. Przykładowo w Katowicach wynagrodzenie asystentki dyrektora działu wynosi od 3 000 do 5 000 zł brutto, a na podobnym stanowisku w Warszawie można zarobić od 4 500 do 5 500 zł brutto.

„Osiągając pozycję prawej ręki prezesa dużej firmy pracownik staje się niezwykle cenny na rynku pracy; zazwyczaj awansuje już tylko do większych firm a jego zarobki mogą sięgać 12 000 zł brutto miesięcznie,” – dodaje Magdalena Mulet z Manpower.

Dla młodego, niezdecydowanego co do swoich przyszłych planów zawodowych kandydata, praca asystenta lub na recepcji to dobra okazja do poznania od wewnątrz funkcjonowania organizacji i zadań poszczególnych działów. Taka świadomość ułatwia wybór dalszej ścieżki kariery. To także szansa, by pokazać się z jak najlepszej strony i rozpocząć budowanie sieci kontaktów zawodowych.