Pracodawca nie może jednak swobodnie ustalać harmonogramów pracy na okres zwiększonej ilości zamówień. Kodeks Pracy bowiem wyraźnie zastrzega zachowanie dotychczas obowiązujących norm średniotygodniowego czasu pracy oraz dobowego i tygodniowego wypoczynku.

Pierwszym krokiem do wprowadzenia zmian w systemie lub rozkładzie czasu pracy jest uzyskanie zgody reprezentacji pracowników, czyli zakładowej organizacji związkowej, rady pracowników lub przedstawicieli pracowników wybranych w inny sposób. Pracodawca nie może samodzielnie narzucić załodze zmian. Wymóg konsultacji z pracownikami jest w tym przypadku oczywisty i konieczny. To dobry krok na drodze do upowszechnienia partycypacyjnego stylu zarządzania. Aby wprowadzanie jakichkolwiek dużych zmian w przedsiębiorstwie było skuteczne, konieczne jest podejmowanie trudnych decyzji wraz z załogą. Jak pracownicy mają być zaangażowani i lojalni wobec pracodawcy, jeśli nie znają długookresowej strategii firmy i nie rozumieją sensu decyzji kierownictwa?  Nie można wymagać jednak od zwykłego pracownika orientacji w globalnych trendach ekonomicznych czy konkurencji rynkowej – należy wyjaśnić mu cele działań i konieczność podejmowania trudnych decyzji, wskazać ryzyka zaniechania, a także słuchać jego opinii i odpowiadać na wątpliwości. Wtedy łatwiej będzie o akceptację decyzji zarządu i wyrzeczenia w trudnych dla firmy momentach. Pracodawcy często podnoszą, że opinie i żądania pracowników są czasami nierealne – jeśli tak, to warto wskazać im tego typu błędy i przestawić przykłady firm konkurencyjnych, które poprzez małą elastyczność były zmuszone dokonać zwolnień pracowników lub ogłosić upadłość.

Głównym celem nowych przepisów jest nie tylko zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstw ale także ochrona miejsc pracy, nawet za cenę pewnych okresowych niedogodności w życiu prywatnym pracowników.  – Reasumując, pierwszy wymóg wprowadzenia zmian to dialog. Następnie uzgodnione zmiany powinny zostać zapisane – zależnie od sytuacji firmy – w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub odrębnym porozumieniu z przedstawicielami pracowników.  Dalej informację o zmianach pracodawca przekazuje pilnie w ciągu 5 dni do Okręgowego Inspektoratu Pracy i w końcu sporządza harmonogramy pracy. Warto pamiętać, że wdrożenie elastycznego czasu pracy będzie z pewnością przedmiotem dokładnych kontroli inspekcji pracy – mówi Dorota Strzelec.

Trudno więc zgodzić się z obawami części pracowników, że pracodawca będzie dowolnie dysponował ich czasem pracy oraz życiem prywatnym. Oczywiście okresowe wydłużenie czasu pracy czy zmiany godzin pracy mogą powodować dla części pracowników problem z pogodzeniem prywatnych obowiązków np. związanych z opieką nad dziećmi czy nauką.  Dlatego też modyfikacje harmonogramów czasu pracy powinny być nie tylko konsultowane z reprezentacją pracowników, ale też wcześniej sygnalizowane ogółowi pracowników objętych zmianami (np. pion produkcji), aby ewentualne trudności mogły być wcześniej zgłaszane i wyjaśniane z bezpośrednimi przełożonymi.