Systemy dla branży budowlanej umożliwiają obsługę danych i transakcji w budownictwie w takich obszarach jak: projektowanie, kosztorysowanie, kontakt z klientem, ofertowanie, zarządzanie projektami, zarządzanie portfolio projektów i realizacji, umowy z dostawcami i podwykonawcami, fakturowanie i księgowość, obieg dokumentów w przedsiębiorstwie, mobilność i logistyka, zarządzanie sprzętem, zarządzanie zasobami pracowniczymi.

Harmonogram pracy i wykorzystania narzędzi
Bieżąca kontrola poziomu wydatków, korekty często ogromnych budżetów przy dużych inwestycjach, zarządzanie dokumentacją od podwykonawców, bieżący monitoring własnego zespołu oraz zadań zleconych, kontrola czasu pracy, szybkość w odszukaniu niezbędnych informacji i dokumentacji projektu, a w końcu sprawna korespondencja z administracją publiczną i podwykonawcami oraz całościowe zarządzanie projektami budowlanymi. W tym pomagają przedsiębiorstwom dedykowane branży budowlanej rozwiązania informatyczne, jakie oferuje firma KOTRAK S.A.
Branża budowlana wymaga sprawnych rozwiązań IT. Firmy budowlane często pracują w kilku różnych systemach, w których gromadzą i przechowują dane. To, w sytuacji rozwoju firmy i rosnącej liczby zleceń może na pewnym etapie znacząco utrudniać oraz, co gorsza, opóźniać realizacje. Utrudniony dostęp do informacji o postępach w projekcie, a co za tym idzie, opóźnione reakcje na sytuacje odbiegające od założeń projektu to dla przedsiębiorstwa straty finansowe.
Wsparcie IT w tym przypadku obejmuje cały proces budowlany – od początkowego kontaktu z klientami, procesu ofertowania, poprzez tworzenie projektu, jego realizację, do prac wykończeniowych. Wdrożenie sprawdzonych rozwiązań informatycznych pozwala firmie zintegrować posiadane systemy i aplikacje, co z kolei pozwala na szybki i sprawny dostęp do potrzebnych informacji. – Znika czasochłonny proces przewożenia dokumentów z biura do biura, , wszystkie dane mamy w jednym miejscu, a sprawny obieg dokumentów to zaoszczędzony czas. Nie mówiąc już o tym, że możliwość wglądu do dokumentów budowlanych przez wszystkich specjalistów od poszczególnych działań pozwala uniknąć błędów i usprawnia realizację – podkreśla Magdalena Urbanowicz, specjalista działu marketingu firmy KOTRAK S.A. – To pozwala optymalizować procesy składania zamówień, ułatwia kontrolę nad płatnościami i monitorowaniem budżetu, jak również pozwala skutecznie kontrolować harmonogram pracy i wykorzystania dostępnych narzędzi i sprzętu, znacząco upraszcza proces przesuwania zasobów ludzkich pomiędzy projektami – tłumaczy.

Budżet oraz obieg dokumentów
W przypadku firm budowlanych kwestia budżetu przekłada się na sprawność realizacji. Przeszacowanie lub niedoszacowanie wydatków na poszczególnych etapach prac może doprowadzić do zastoju, opóźnień i w konsekwencji strat przedsiębiorstwa. Możliwość kontroli wydatków, czasami nawet tych nieprzewidzianych, monitorowanie postępów budowlanych, a nawet, dzięki analizie danych wyprzedzenie ewentualnych zagrożeń, a wszystko dzięki przejrzystym graficznym raportom – to tylko część z pomocnych rozwiązań oferowanych przez systemy IT.
- Jeśli mowa o branży budowlanej, to trafiają do nas klienci, którzy wiedzą, że potrzebują systemu. Dochodzą do takiego momentu w rozwoju firmy, że szukają ułatwień. Bo o ile łatwo jest dla przykładu skoordynować jeden projekt i wystawić trzy, cztery faktury w miesiącu, o tyle przy kilku czy kilkunastu realizacjach w jednym czasie trudno jest zapanować nad podwykonawcami, czy zaplanować optymalne wykorzystanie sprzętu. Potrzeba rozwiązania, które usprawni kontakt, przyspieszy i ułatwi obieg dokumentów, zautomatyzuje pewne działania i przez to ograniczy liczbę błędów, przyczyniając się w efekcie do zwiększenia zysków – zaznacza Magdalena Urbanowicz. – Należy bowiem pamiętać, że przy wysokich budżetach realizacji, każdy błąd to często ogromne straty finansowe.
Przedsiębiorstwa budowlane, które realizują projekty inwestycyjne, czasami wcielają się także w rolę dewelopera, generalnego wykonawcy, czy zarządcy swoich obiektów.
- Współczesne programy mają możliwość analizowania informacji i przekładania ich na przyjazne użytkownikowi graficzne wykresy i formy, dzięki którym zobaczymy kluczowy etap budowy, sprawdzimy, jakimi środkami na daną chwilę dysponujemy. Możemy bez problemu zbudować konkretne raporty i zestawienia, ponieważ program nie ogranicza nas do kilku wzorów, a pozwala na personalizację analiz – wyjaśnia Magdalena Urbanowicz.
W tej sytuacji nie do przecenienia jest spójny system obiegu dokumentów firmy, zebranych i dostępnych w każdej chwili w jednym miejscu. Zarządzanie obiegiem dokumentów zgodnie z indywidualnymi potrzebami przedsiębiorstwa czy podwykonawców, możliwość odnalezienia konkretnego dokumentu czy projektu nawet sprzed kilku lat w kilka sekund, finalnie powoduje także ograniczenie kosztów administracyjnych poprzez skrócenie czasu pracy nad dokumentami.

Dagna Starowieyska

Materiał powstał we współpracy z firmą Kotrak S.A.

Wspomaganie zarządzaniem firmy może obejmować wszystkie lub część szczebli zarządzania i ułatwia optymalizację wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa oraz zachodzących w nim procesów. Systemy ERP składają się z niezależnych od siebie, choć współpracujących ze sobą aplikacji i są zaliczane do klasy zintegrowanych systemów informatycznych. Powstały po to, by sprawnie wykorzystywać zasoby danej firmy, a w konsekwencji wspierać jej rozwój i konkurencyjność.

Dlaczego ERP?
Przede wszystkim zastosowanie ERP w przedsiębiorstwie to spore ułatwienie. System ten usprawnia obieg dokumentów i informacji, ogranicza ręczne wprowadzanie danych oraz umożliwia automatyczne wykonywanie przez program określonych czynności. Można go stosować w procesach magazynowania, zarządzania zapasami firmy, do śledzenia realizowanych dostaw, projektowania i udoskonalania produktów, zarządzania całymi obiektami przemysłowymi, planowania i sterowania produkcją oraz zaopatrzeniem, nadzorowania marketingu i sprzedaży, relacji z klientami, obsługi finansów i księgowości, w końcu do zarządzania zasobami ludzkimi.
Integracja wielu różnych procesów i rozwiązań w firmie może znacząco uprościć procedury obowiązujące w przedsiębiorstwie, zautomatyzować powtarzalne procesy, skrócić czas potrzebny na pracę, przyspieszyć podejmowanie kluczowych decyzji w poszczególnych działach. Co ważne, likwiduje to prawdopodobieństwo błędów i pozwala na efektywniejsze wykorzystanie potencjału pracowników, którzy zwolnieni są z dotychczasowych, powtarzalnych czynności.
- System ERP niezwykle upraszcza i przyspiesza pracę między innymi dlatego, że raz wprowadzone do oprogramowania dane są łatwo dostępne dla wszystkich uprawnionych pracowników. Oznacza to, że różne działy firmy pracują na tych samych informacjach i nie muszą być one powielane. Przykładowo: księgowość jest w stanie szybko odnaleźć kontrahenta, który współpracował z działem handlowym. Korzyści odczuje także zarząd firmy, gdy wszystkie spływające informacje będzie można szybko przeanalizować, zamiast tracić czas na ujednolicanie danych – mówi Magdalena Urbanowicz, specjalista działu marketingu firmy KOTRAK S.A. – Oprogramowanie ERP ewoluuje by sprostać współczesnym wyzwaniom i indywidualnym wymaganiom klientów. Właśnie dlatego informacje i raporty mogą być wyświetlane na urządzeniach mobilnych w dowolnym miejscu na świecie. Dodatkowo systemy ERP wyposażane są w ciekawe dodatki, takie jak moduły optymalizacyjne (oprogramowanie tak zorganizuje pracę kierowcy ciężarówki, żeby trasa była najkrótsza, a pojazd spalił jak najmniej paliwa).

Wdrożenie to klucz do sukcesu
Jednak sam wybór systemu ERP to nie wszystko. Równie istotnym jest, by wybrać dobrego wdrożeniowca systemu ERP, z perspektywami na przyszłość. Po czym poznać dobrą firmę wdrożeniową?
Warto szukać tych, które cechuje wiele lat doświadczeń i wdrożyły różne systemy u sporego grona klientów. Niezwykłą przewagą wdrożeniowców z wieloletnią praktyką jest fakt, iż potrafią doradzić jak najlepiej przemodelować procesy biznesowe i wykorzystać system ERP do zwiększania zysków.
- Skuteczny wdrożeniowiec po pierwsze przeprowadzi analizę obecnego stanu firmy, by znaleźć punkty problematyczne i krytyczne, poznać kluczowe obszary przedsiębiorstwa. Następnie określi, jakie moduły systemu będą potrzebne w danej firmie.– wyjaśnia Magdalena Urbanowicz. – Dobra firma wdrożeniowa po analizie potrzeb zaproponuje taki system, który rozwiąże problemy i może wpłynąć na działanie firmy tak, jak ona sama tego oczekuje. To system musi sprostać wymaganiom przedsiębiorstwa, nie zaś na odwrót.Ważnym jest, żeby firma decydująca się na zastosowanie ERP, zanim spotka się z wdrożeniowcem, zastanowiła się, jakie ma potrzeby, kto będzie z systemu korzystał, jakie problemy ma on pomóc rozwiązać. Następnym krokiem jest wspólna analiza i bliska współpraca z przedsiębiorstwem.
- W proces wdrażania zaangażowane są różne osoby z różnych działów. Dobra firma wdrożeniowa prowadzi szkolenia dla pracowników z obsługi systemu, który musi być dostosowany do poszczególnych stanowisk pod względem zakresu i łatwości w codziennej obsłudze – zaznacza Magdalena Urbanowicz.
I jeszcze jedna bardzo istotna kwestia. Nawet najlepiej dostosowany do obecnych potrzeb firmy system ERP, musi wykazać się w przyszłości swoją elastycznością, innymi słowy – musi nadążać za rozwojem jednostki tak, by nie było konieczności jego wymiany co 2- 3 lata.

Dagna Starowieyska

Materiał powstał we współpracy z firmą Kotrak S.A.

Z dala od firmy

Z definicji, telepraca polega na wykonywaniu obowiązków służbowych poza siedzibą firmy i przesyłaniu efektów pracy do pracodawcy za pomocą Internetu lub innych technologii teleinformatycznych. Pracę na zasadach elastycznych form zatrudnienia można wykonywać w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin. Pracownik zdalny ustala z pracodawcą listę obowiązków wraz z harmonogramem ich wykonania i tym samym rozliczany jest za zadania, a nie za czas spędzony w pracy.

Z tego względu pracownicy zdalni posiadają identyczne prawa i obowiązki, jak inne osoby pracujące w trybie stacjonarnym. Oznacza to, że osoby pracujące w trybie zdalnym mają takie samo prawo do warunków zatrudniania, dni wolnych, szkoleń, podnoszenia kwalifikacji zawodowych i awansu. Obowiązuje ich ponadto przestrzeganie zasad BHP.
Według dostępnych na ten temat danych Głównego Urzędu Statystycznego, telepracowników zatrudnia zaledwie 2 proc. małych przedsiębiorstw (10-49 osób) oraz 6 proc. średniej wielkości firm (50-249 osób) w naszym kraju. Praca zdalna najczęściej wykorzystywana jest w dużych podmiotach, zatrudniających co najmniej 250 pracowników.

Plusy i minusy
Zdalna praca, bez codziennego bezpośredniego kontaktu z przełożonym, to właściwie praca na dwóch stanowiskach, gdzie tzw. szef i pracownik skupiony na realizacji postawionych celów to jedna i ta sama osoba. –  Plusem takiego rozwiązania są niewątpliwie elastyczne godziny i czas pracy dostosowany do konkretnej osoby. Ale nie każdemu taki system pracy odpowiada, na przykładzie naszej firmy mogę stwierdzić, że często bywa tak, iż osoby zatrudnione zdalnie pojawiają się w firmie – zauważa Daria Zając, HR biznes partner z Kotrak S.A. – Pracownikom zwyczajnie bardzo odpowiada atmosfera pracy i jej środowisko, a to, jak się okazuje, ma ogromne znaczenie. Dlatego też dbamy o to, aby pracownicy czuli się u nas dobrze – podkreśla.
Praca zdalna w swojej pełnowymiarowej formie jest rozpowszechniona głównie w ramach tzw. wolnych zawodów, w przypadku których najistotniejsze jest dostarczenie efektu końcowego na czas. Dotyczy to np. tłumaczenia tekstu, napisania oprogramowania, wykonania projektu domu czy też materiału marketingowego.
Sama organizacja pracy, czy też poszczególne jej etapy nie są w tym wypadku tak istotne jak finalny wynik. Również w wielu aspektach funkcjonowania firmy, gdzie nie jest koniecznym tworzenie dodatkowego etatu a jedynie okresowego wsparcia, jak np. przy usługach księgowych, praca zdalna znajduje uzasadnienie w realnych potrzebach biznesowych. Wykonywanie pracy zdalnej może wiązać się z różnymi formami zatrudnienia, do których może należeć zarówno umowa zlecenie, umowa o dzieło jak i umowa o pracę zdalną, która poza faktem, iż praca nie musi być świadczona w siedzibie pracodawcy, ma wszelkie pozostałe znamiona umowy o pracę.
- Jak każde rozwiązanie, tak i to ma jednak swoje minusy. Jest nim m. in. mniejsza możliwość wglądu przez pracodawcę w działania podległego mu pracownika na poszczególnych etapach trwania projektu, czy zwyczajnie brak codziennego, bezpośredniego kontaktu z zespołem – podkreśla Daria Zając Jednak i na to jest sposób. – Liderzy zespołów często korzystają u nas z systemu przeznaczonego do rejestracji czasu poświęconego na poszczególne zadania. Z pewnością ułatwia to zarządzanie pracą.

Znacznie słabsza, czasem wręcz znikoma, jest również identyfikacja pracownika z firmą, co może przełożyć się na krótkotrwałość zatrudnienia. Trudniej jest tu bowiem budować lojalność pracownika wobec zatrudniającej go organizacji. Praca w pewnym odosobnieniu, z którym wiąże się często praca zdalna, ogranicza pracownikowi dostęp do wymiany doświadczeń oraz spontanicznego transferu wiedzy ze współpracownikami. To z kolei może wiązać się z mniejszym stopniem motywacji i kreatywności. Bardzo ważną więc kwestią jest odpowiednia organizacja pracy zdalnej, zarówno przez pracodawcę jak i podwładnego.

Dagna Starowieyska

Materiał powstał we współpracy z firmą Kotrak S.A.

Liczba kobiet, które uczą się programowania stale rośnie i choć dziś odsetek tych, które szkolą się do pracy w IT wynosi już 28 procent, to wciąż jest ich za mało. Co ciekawe, w zawodzie programisty nie jest wymagane wyższe wykształcenie informatyczne. Według raportu Hays nie posiada go 39 proc. kobiet pracujących w IT. Potwierdzają to praktycy.

Kobiecy pierwiastek w Dolinie Krzemowej

Za pięć lat w samych Stanach będzie milion nowych miejsc pracy w IT. Jest to główny powód, dla którego firmy bardzo silnie starają się już teraz przyciągnąć do siebie przyszłych pracowników, w tym także kobiety. W Polsce zauważalny jest trend, aby firmy współpracowały z kobiecymi organizacjami technologicznymi.

Amerykański biznes IT nadal pozostaje głównie męską domeną: liczba firm technologicznych w Dolinie Krzemowej założona przez kobiety stanowią tylko 3 procent. Jarno Heinonen, fiński profesor z Uniwersytetu w Turku, wyjaśnia to zjawisko na dwa sposoby: po pierwsze, kobiety mają tendencję do wyboru zawodów w sektorze publicznym, takich jak edukacja i zdrowie. Tym samym istnieje znacznie mniejsza szansa, aby na którymś etapie swojej drogi zawodowej stały się przedsiębiorcami. Drugi powód wiąże się ze stereotypowym postrzeganiem płci żeńskiej, które konotuje uprzedzenia w branży technologicznej: większość startupów to młode, w przewadze męskie zespoły, a wszystko, co odbiega od tej „normy”, wygląda dziwnie.
Jednak negatywny stereotyp kobiety w IT powoli zanika; głównie dzięki mediom i kobietom odnoszącym sukcesy w branży, które zmieniają nastawienie i promują feminizację branży IT. Niedawno w TechCrunch ukazał się artykuł poświęcony zwiększeniu liczby kobiet na kierowniczych stanowiskach startupów technologicznych. Wynika z niego, że w ciągu ostatnich pięciu lat liczba zarejestrowanych na Crunchbase firm kierowanych przez kobiety wzrosła pięciokrotnie, ze 117 do 555. W chwili obecnej średnio 18 proc. nowych firm na całym świecie to inicjatywy kobiet.

Polski wzór

Jeżeli jednak nie widzimy silnych kobiet w IT trudno wyobrazić sobie, że jest tam dla nich miejsce. Nawet jeżeli w sali konferencyjnej siedzą kobiety i mężczyźni, to wiele osób z góry zakłada, że kobiety są tam zaledwie asystentkami prezesów. Tymczasem na kierowniczych stanowiskach w tej jeszcze do niedawna bardzo męskiej branży, zasiada coraz więcej kobiet. – Co więcej, mamy przykłady takich kobiet, które z powodzeniem prowadzą i rozwijają firmy technologiczne – podkreśla Daria Zając, HR biznes partner z Kotrak S.A., firmy IT założonej ponad 25 lat temu przez Irenę Kurdziel.
Kotrak powstawał w czasach, kiedy rynek IT w Polsce dopiero zaczynał się rozwijać. Tymczasem dziś, z kilkuosobowej inicjatywy zamieniła się w firmę o międzynarodowym zasięgu działającą z sukcesami na pięciu kontynentach. Tego typu sukces może być doskonałym wzorem dla wszystkich adeptek pracy w IT. Przykładem na to, że płeć nie jest przeszkodą w konkurencyjności, gdyż na co dzień liczą się wysokie kompetencje, wszechstronne umiejętności i wyczucie rynku.

Plusy obecności kobiet w IT

- Obecnie w każdym z zespołów w KOTRAK S.A. jest przynajmniej jednak kobieta, a jak pokazują badania, różnorodne zespoły przynoszą większą wartość biznesową i można zaryzykować stwierdzenie, że są bardziej kreatywne– zauważa Daria Zając.

A jak ocenia same kobiety w branży IT na przykładzie Kotrak S.A.? – Świetnie komunikują się z innymi pracownikami są dociekliwe, a ich wiedza oraz kompetencje są na wysokim poziomie. Co ważne, lubią dzielić się wiedzą, co stanowi niewątpliwą korzyść dla zespołu – dodaje Daria Zając.

Korzyści z pracy w branży IT są duże dla samych kobiet. Po pierwsze mowa o statystycznie wysokich wynagrodzeniach w tym segmencie, po drugie – rąk do pracy w technologiach informatycznych stale potrzeba, po trzecie – kompetencje i umiejętności są tu podstawą. Plusem może być również forma zatrudnienia. Co ciekawe, według raportu Hays, jeśli chodzi o formę zatrudnienia kobiet w IT, to dominuje umowa o pracę na czas nieokreślony (42 proc.), a następnie na czas określony. Trzecią pod względem popularności formą zatrudnienia jest samozatrudnienie. Mimo, że znaczna liczba respondentek, które brały udział w przygotowaniu cytowanego raportu to osoby poniżej 24 roku życia, to popularne w innych branżach staże są podstawą współpracy jedynie w 3,6 proc. przypadków. Jak podkreślają autorzy raportu, staże i praktyki w IT są rzadsze, ponieważ rynek pracowników jest bardzo chłonny. Brakuje talentów i od pierwszego dnia chce się je zatrzymać w ramach organizacji i firm. Firmy chcą zabiegać o pracowników o małym doświadczeniu, którzy mają potencjał rozwojowy.

Dagna Starowieyska

Materiał powstał we współpracy z firmą Kotrak S.A.