1. Dobrze zaplanowana praca

Pierwszą rzeczą, którą każdy pracownik powinien zrobić przed rozpoczęciem właściwej pracy jest jej zaplanowanie. Dokładne rozpisanie zadania w punktach, z przewidzianym czasem ich wykonania, pogrupowane według ich priorytetu to klucz do właściwej organizacji. Dzięki temu deadline nigdy nie będzie straszny.

2. Regularne przerwy

Podczas pracy w domu pracownik nie traci czasu na kawę i pogawędki ze współpracownikami, ale to nie oznacza, że nie ma prawa do przerwy. Warto wyjść na spacer i dotlenić umysł. Nastawić pranie lub umyć naczynia. Należy pamiętać, że zbyt długa izolacja i praca bez odpoczynku jest pewnym sposobem na szybkie wypalenie zawodowe.

3. Wydzielone miejsce i porządek na stanowisku pracy

Dobrą organizację zaczyna się od uporządkowania przedmiotów wokół stanowiska pracy. Należy wyeliminować zbędne elementy, które będą tylko rozpraszały. Za to warto przygotować potrzebne urządzenia i narzędzia do wykonywania zadań. Należy trzymać zasilacze, notatnik czy wodę w pobliżu – mając je pod ręką, unikniemy zbyt częstego przerywania pracy. Dom powinien kojarzyć się ze spokojem i komfortem. Jednak zbyt luźna atmosfera może łatwo rozkojarzyć, dlatego tak ważne jest posiadanie wydzielonego stanowiska pracy. Perspektywa spędzenia całego dnia w wygodnej piżamie lub dresie może być bardzo kusząca, ale wstawanie rano i rozpoczynanie dnia pracy tak samo jakby przejeżdżało się do biura zwiększa wydajność pracownika. Dzięki odbyciu codziennej, porannej rutyny w postaci zwykłego ubrania się, mózg otrzymuje sygnał, że nadszedł czas, aby pracować, a nie odpoczywać.

4. Narzędzia ułatwiających organizację i współpracę

Praca zdalna staje się łatwiejsza, jeżeli zaczynamy używać odpowiednich narzędzi. Możemy podzielić je na dwie kategorie: umożliwiające współpracę z innymi osobami na odległość i te, które usprawniają samodzielną organizację pracy. Dzięki nim praca zdalna może stać się przyjemniejsza i łatwiejsza, a
pracownik szybko zauważ wzrost efektywności.

Strategiczne spotkania zespołów działających zdalnie nie stanowią problemu, jeśli pracownik ma pod ręką smartfon lub laptop z dostępem do Internetu. Kiedy nie ma możliwości osobistego spotkania przed podjęciem ważnych decyzji, zdalna komunikacja odgrywa tutaj ważną rolę. Sprawną pracę zespołową ułatwią takie narzędzia jak Slack, Microsoft Teams, Skype – numer jeden w zespołowej komunikacji online. Slack jest świetną alternatywą dla skrzynki pocztowej – idealnie nadaje się do przeniesienia tam dyskusji na mniej ważne kwestie. Warto również zaprzyjaźniać się z Todoist, Trello czy Asana, czyli światowej sławy menagerem zadań, cenionym miedzy innymi za piękny i łatwy do obsługi design.

5. Lista “To do”

Regularne prowadzenie kalendarza i uzupełnianie go o kolejne obowiązki pozwoli konkretnie zaplanować tydzień. Można w ten sposób wygospodarować czas na niespodziewane zadania co pozwoli rozsądnie zarządzać terminami. Dzięki temu nie przeoczymy żadnego upływającego terminu, a w rezultacie znacznie ograniczymy poziom stresu.

Źródło: informacja prasowa Antal

To zadanie dla zdyscyplinowanych i zdeterminowanych, ponieważ podstawowym problemem jest podział czasu na ten poświęcony pracy, obowiązkom domowym i odpoczynkowi. Pierwszym krokiem musi być wyznaczenie sobie przestrzeni do pracy, dzięki czemu łatwiej będzie rozpoznać „granicę” między pracą a resztą życia.

Jeśli wykonujemy pracę związaną ze sztukami plastycznymi czy rzemiosłem, podział przestrzeni narzuca się sam z uwagi na konieczny sprzęt. Jeśli jednak w domu utrzymujemy się ze „zwykłej” pracy na komputerze, łatwo zapomnieć, że miejsce pracy jest tylko miejscem pracy. Tu właśnie potrzebna jest dyscyplina.

Warto zainwestować w ergonomiczne meble, dzięki którym można szybko reorganizować przestrzeń – to pomocne zwłaszcza przy niewielkiej powierzchni mieszkania. Jeśli nie potrzebujesz dużego biurka, warto więcej miejsca poświęcić na półki i schowki/szafki. Jeśli jednak wykonujesz np. pracę graficzną i potrzebne są dwa duże monitory, to i blat musi być solidny.

Istotne jest też, by wszystkie dokumenty czy przybory konieczne w pracy móc trzymać właśnie w obrębie tej przestrzeni, stąd potrzeba ergonomii. Im więcej przedmiotów związanych ze sprawami zawodowymi wala się po kątach, tym trudniej naszemu umysłowi uznać te kąty za sferę życia prywatnego, a nie zawodowego. Sprawa wydaje się błaha, ale okazuje się istotna w przypadku pracy i życia w jednym pokoju. Gdy jesz, piszesz i śpisz w tym samym pomieszczeniu, funkcje trzeba umieć rozdzielić. W przeciwnym razie jedzenie może stać się częścią stresu związanego z pracą. Sen będzie gorszej jakości, jeśli śpisz w „miejscu pracy” zamiast w swojej sypialni i nad tym wszystkim trzeba zapanować.

Podobnie jest z fotelem do pracy. Im więcej siedzimy, tym lepiej zainwestować w wygodny i ergonomiczny, a nie ten z promocji. Nie musi być wielki czy elegancki, ale warto dopasować go w pierwszej kolejności do funkcji, a dopiero potem do wystroju. Do tego jeszcze odpowiednie oświetlenie i kącik do pracy powinien być gotowy. A Ty – jesteś gotowa na pracę z domu?

Do jednych z takich badań należą te przeprowadzone przez Blooma, Lianga, Robertsa i Yinga – badaczy z uniwersytetów w Stanfordzie i Pekinie. Starali się oni porównać wydajność pracowników zdalnych i biurowych w ściśle kontrolowanych warunkach. Badanie przeprowadzono na pracownikach call center chińskiego biura podróży zatrudniającego 16 000 osób. Zatrudnionym zaproponowano możliwość pracy z domu przez kolejne 9 miesięcy. Osoby, które zadeklarowały zainteresowanie takim rozwiązaniem, wzięły udział w losowaniu. Połowa z nich została przydzielona do pracy w domu, pozostała część musiała pozostać w biurze jako grupa kontrolna.

Osoby pracujące z domu wyposażono w sprzęt niezbędny do wykonywania ich obowiązków. Menedżerowie mieli możliwość obserwowania ilości połączeń wykonywanych przez pracowników w celu kontroli ich efektywności. Bloom, Liang, Roberts i Ying chcieli, aby jedynym czynnikiem wpływającym na ewentualne różnice w wydajności pracowników była zmiana miejsca pracy. Stąd programu pracy zdalnej nie łączono z elastycznym czasem pracy ani nie zmieniano zatrudnionym zakresu obowiązków.

Wyniki badań wskazują na wzrost wydajności pracowników przeniesionych do domu o 13%. Okazało się, że pracujący w domu robili sobie krótsze przerwy i rzadziej brali dni wolne. Pracownicy zdalni wykonywali też więcej połączeń na minutę, co tłumaczono możliwością pracy w ciszy. Ilościowy wzrost wydajności nie wpłynął na jakość obsługi w call center. Zbierano dane na temat ilości telefonów, których efektem było złożenie zamówienia. Nie znaleziono różnic w tym wskaźniku pomiędzy pracownikami zdalnymi i tymi, którzy pozostali w biurze. Dodatkowo losowo wybierano 1% tygodniowych rozmów, który był analizowany przez zewnętrzny zespół audytorów. Jakość rozmów osób pracujących w domu i grupy kontrolnej była taka sama.

O zdanie zapytano również samych zatrudnionych. W wypełnianych kwestionariuszach osoby pracujące zdalnie deklarowały wyższe przywiązanie do firmy, satysfakcję i mniejsze zmęczenie. Badacze prowadzący eksperyment obawiali się, że lepsze wyniki pracujących z domu mogą być spowodowane obniżeniem motywacji pracowników biurowych, którzy w pierwszym etapie eksperymentu przegrali losowanie i zostali zakwalifikowani do grupy kontrolnej. W celu sprawdzenia tej hipotezy porównali wyniki pracowników zdalnych z grupą osób, która od początku deklarowała brak zainteresowania pracą z domu i w związku z tym nie brała udziału w losowaniu. Okazało się, że obawy badaczy były bezpodstawne. Po raz kolejny pracownicy zdalni okazali się o 13% wydajniejsi od swoich kolegów z biura.