Przez lata oparty na relacjach budowanych twarzą w twarz, polski sektor eventowy pozostaje jednym z najmocniej dotkniętych skutkami pandemii. Według Stowarzyszenia Branży Eventowej, w samym tylko 2020 przychody spadły o nawet 77%, a zawieszenie lub likwidację firm rozważało dwóch na pięciu organizatorów.

Dziś przekładane od 2020 roku koncerty, targi i kongresy przyciągają ponownie, ale już w innych realiach. Znaczną część komunikacji, dotąd zarezerwowaną dla wydarzeń grupowych i masowych, przejął świat online.

Jak przyznaje Dorota Wojtczak, marketing director w agencji eventowej Live Age, formuła spotkań online i hybrydowych dziś „to jest przyszłość, która nie jest już koniecznością, ale świadomym wyborem. Liczba osób, które uczestniczą w wydarzeniach w takiej formule, jest dużo wyższa niż wcześniej”.

O ile jednak nowe formy ułatwiają komunikację, to nie sprzyjają podtrzymywaniu więzi między uczestnikami. Brak bezpośredniego kontaktu doprowadził do powstania zjawiska określanego jako „Zoom fatigue” (zmęczenia wideokonferencjami). Uczestnicy skazani na formę online tracą zainteresowanie, motywację, a nawet mogą szybciej wypalać się zawodowo.

Kto wraca z wirtualu do realu?

Dlatego coraz więcej firm łączy powrót do realnych eventów z odbudową atmosfery w zespole. Motywacja i integracja – jak pokazują badania, tego pracownikom może brakować bardziej niż gratyfikacji finansowej. Dlatego coraz częściej spotkania firmowe dotyczą nie tylko obowiązków, ale i wzmacniania więzi.

– Nowa formuła spotkań ma charakter głównie motywacyjny. Wiele firm sięga po to w obecnym czasie, a celem jest odbudowywanie relacji w zespole poprzez aktywności sportowe i prozdrowotne, właśnie podczas spotkań biznesowych czy konferencyjnych – tłumaczy Tomasz Chojnacki, managing director Hotel Marketing Group.

Nowa rola wydarzenia wymusza również zmiany na operatorach obiektów. Dziś same sale konferencyjne, choćby najlepiej wyposażone i ergonomiczne, to już za mało. Trzeba mieć na podorędziu funkcje towarzyszące, sprzyjające zaangażowaniu i nastrojowi uczestników. Tomasz Chojnacki jako przykład podaje mazurski Pałac Mortęgi.

– Dzięki wyjątkowej lokalizacji Pałacu Mortęgi z pięknym, 14-hektarowym terenem w otoczeniu natury, hotel może w bezpiecznych warunkach zorganizować nieograniczoną ilość aktywności, również powietrzu – mówi ekspert. Tu, poza uczestnictwem w konferencji do dyspozycji jest SPA, basen, park ze stawem, stajnia z końmi i bryczkami, mini zoo, a do tego właściciele dbają o stały dostęp do kolejnych atrakcji w okolicy.

Te trendy eventowe zyskują na znaczeniu

Obiekty przyjmujące dziesiątki, setki i tysiące gości muszą w nadchodzących latach sprostać kolejnym wyzwaniom. Pierwsze i najpilniejsze to inwestycja w infrastrukturę technologiczną. Skoro formuła wydarzeń hybrydowych zostanie z nami na dłużej, hotele i centra konferencyjne muszą zadbać o najwyższą jakość zaplecza teleinformatycznego i sprzętu audiowizualnego. Zresztą, i bez pandemii technologia wymuszała zmiany, skoro uczestnicy coraz częściej patrzą w telefon, a zwykła prezentacja w PowerPoint z rzutnika to dziś za mało dla podtrzymania uwagi.

Zmiany w ofercie towarzyszącej muszą z kolei zostać uzupełnione śledzeniem trendów w gastronomii. Tu przyczyną nie jest pandemia, a zmiany nawyków żywieniowych Polaków. Od początku nowej dekady znacznie spada spożycie mięsa. Dziś trend wzmaga co prawda inflacja, zaczęła go zmiana przekonań Polaków. W 2022 roku już prawie połowa z nas ograniczyła spożycie mięsa, a prawie co dziesiąta osoba odchodzi od mięsa w ogóle na rzecz diety roślinnej. Coraz częściej z półek sklepowych znikają również roślinne zamienniki nabiału, na co operatorzy również powinni zwracać uwagę przy planowaniu oferty gastronomicznej.

Wreszcie, kluczowe wizerunkowo wyzwanie dla operatorów to ekologia i zrównoważony rozwój. Idzie ono w parze z korektą gastronomii w kierunku roślinnym, ale wymaga znacznie większego wysiłku. Zarządzanie odpadami, ograniczanie emisji w łańcuchu wartości czy przejście na czystą energię to kroki coraz istotniejsze dla gości, których nie przykryje się choćby najlepszym greenwashingiem. Nawet zabytkowe obiekty mogą iść w tym kierunku, czego przykładem znów jest Pałac Mortęgi. Tu redukcja zużycia surowców, produkcji odpadów, zmiana menu (kierunek „z pola na stół”) oraz edukacja gości idą w parze ze staraniami, by cały kompleks zasilać produkowaną na miejscu energią słoneczną.

Wkrótce myślenie o ekologii może być od operatorów wymagane, jak to ma miejsce w Krakowie. To pierwsze polskie miasto, które w 2022 dołączyło do ruchu GDS (Global Destination Sustainability Movement). Jedną z kluczowych kategorii Indeksu GDS jest „działalność dostawców”, w tym proekologiczna postawa hoteli, centrów konferencyjnych czy uczelni.

Według danych GUS 43 proc. Polaków to tzw. „ludność mobilna” – taka, która nie mieszka od urodzenia w jednej miejscowości. Kiedy żyjemy w jakimś mieście od dawna, to każdego dnia towarzyszą nam ludzie, których często znamy od lat – koledzy i koleżanki z dzieciństwa, sąsiedzi czy rodzina.

Po przeprowadzce zwykle budujemy nową sieć znajomych. Dla wielu z nas jest to nowe, często trudne doświadczenie – zauważa dr Anna Rogala, psycholog z Uniwersytetu SWPS, cytowana w prasowym komunikacie przesłanym PAP.

Dla części osób nawiązywanie i utrzymywanie relacji z innymi ludźmi w całkowicie nowym środowisku nie jest łatwe. Jest jednak coś, co może w tym pomóc – to przekonanie, że „potrafimy” – na przykład zaprosić znajomego na kawę albo pójść na imprezę, na której prawdopodobnie nikogo nie będziemy znali.

Im bardziej dana osoba jest przekonana o własnej skuteczności w nawiązywaniu i utrzymywaniu relacji z innymi ludźmi, tym większe są jej szanse na zawarcie nowych znajomości i pogłębienie tych, które już mamy. Wyniki badań pokazują, że przekonania o własnej skuteczności są związane nie tylko z lepszym przystosowaniem do nowego środowiska, ale i lepszym samopoczuciem oraz niższym stresem.

A jeśli ktoś ma niski poziom tych przekonań? Może je efektywnie zwiększać, choćby dzięki użyciu psychologicznych interwencji wykorzystujących nowe technologie. Takie narzędzie opracował zespół dr Rogali z Uniwersytetu SWPS. To program dostępny online, skierowany do osób pełnoletnich, które niedawno (najpóźniej 6 miesięcy temu) zmieniły miejsce zamieszkania i mają dostęp do internetu.

„Interwencję internetową można sobie wyobrazić jako psychologiczny kurs e-learningowy, który bazuje na wiedzy i wynikach badań psychologicznych. Zachęcamy użytkowników, aby zamiast klikać, wykonywali zadania w prawdziwym świecie” – mówi PAP dr Anna Rogala. Jak wyjaśnia, uczestniczący w nim mają np. powiedzieć znajomej osobie komplement albo umówić się na kawę z kimś, kogo dobrze nie znają – i w rozmowie poruszyć określone tematy.

„To tylko narzędzie, które może pomóc. Nikogo w naszej interwencji do niczego nie zmuszamy. Jeśli ktoś nie podejmie się jakiegoś zadania, albo w trakcie jego wykonywania coś się nie powiedzie, to staramy się także wyjaśnić, dlaczego mogły wystąpić trudności” – zaznacza badaczka.

Dzięki zaangażowaniu w wykonywanie zadań badani uczą się radzić sobie z negatywnymi myślami i ćwiczą umiejętności. Naukowcy z Uniwersytetu SWPS sprawdzą zaś, czy opracowany przez nich program rzeczywiście może efektywnie pomóc w umocnieniu przekonań o własnej skuteczności w nawiązywaniu i utrzymywaniu relacji z innymi. Dodatkowo chcą oni zweryfikować, czy korzystanie z programu ma wpływ na poziom odczuwanej samotności, satysfakcji z życia i spostrzeganego wsparcia społecznego.

Osoby, które się zgłoszą, zostaną losowo przydzielone do jednej z dwóch grup. Pierwsza z nich uzyska dostęp do programu „Nowi w mieście” od razu i będzie z niego korzystać przez okres 3 tygodni. Druga grupa otrzyma dostęp do programu dopiero po upływie 8 tygodni. Członkowie obu grup proszeni są o wypełnienie kwestionariuszy psychologicznych na początku badania, po trzech tygodniach i ośmiu tygodniach.

„Bardzo ważne jest obserwowanie efektów odroczonych w czasie. Czasem od razu po zakończeniu jakiegoś warsztatu czy spotkania np. z psychologiem czujemy się lepiej. Jednak bardzo ważne jest stwierdzenie czy ten poziom się utrzymał przez dłuższy czas. Dlatego sprawdzamy tę skuteczność nie tylko po 3, ale również po 8 tygodniach” – mówi PAP badaczka. „Jeśli okaże się, że nasza metoda jest skuteczna, to możemy dostarczyć osobom, które się przeprowadziły pomocne narzędzie w adaptacji do nowej sytuacji” – zaznacza dr Rogala w rozmowie z PAP.

PAP – Nauka w Polsce, Ewelina Krajczyńska