Systemy dla branży budowlanej umożliwiają obsługę danych i transakcji w budownictwie w takich obszarach jak: projektowanie, kosztorysowanie, kontakt z klientem, ofertowanie, zarządzanie projektami, zarządzanie portfolio projektów i realizacji, umowy z dostawcami i podwykonawcami, fakturowanie i księgowość, obieg dokumentów w przedsiębiorstwie, mobilność i logistyka, zarządzanie sprzętem, zarządzanie zasobami pracowniczymi.

Harmonogram pracy i wykorzystania narzędzi
Bieżąca kontrola poziomu wydatków, korekty często ogromnych budżetów przy dużych inwestycjach, zarządzanie dokumentacją od podwykonawców, bieżący monitoring własnego zespołu oraz zadań zleconych, kontrola czasu pracy, szybkość w odszukaniu niezbędnych informacji i dokumentacji projektu, a w końcu sprawna korespondencja z administracją publiczną i podwykonawcami oraz całościowe zarządzanie projektami budowlanymi. W tym pomagają przedsiębiorstwom dedykowane branży budowlanej rozwiązania informatyczne, jakie oferuje firma KOTRAK S.A.
Branża budowlana wymaga sprawnych rozwiązań IT. Firmy budowlane często pracują w kilku różnych systemach, w których gromadzą i przechowują dane. To, w sytuacji rozwoju firmy i rosnącej liczby zleceń może na pewnym etapie znacząco utrudniać oraz, co gorsza, opóźniać realizacje. Utrudniony dostęp do informacji o postępach w projekcie, a co za tym idzie, opóźnione reakcje na sytuacje odbiegające od założeń projektu to dla przedsiębiorstwa straty finansowe.
Wsparcie IT w tym przypadku obejmuje cały proces budowlany – od początkowego kontaktu z klientami, procesu ofertowania, poprzez tworzenie projektu, jego realizację, do prac wykończeniowych. Wdrożenie sprawdzonych rozwiązań informatycznych pozwala firmie zintegrować posiadane systemy i aplikacje, co z kolei pozwala na szybki i sprawny dostęp do potrzebnych informacji. – Znika czasochłonny proces przewożenia dokumentów z biura do biura, , wszystkie dane mamy w jednym miejscu, a sprawny obieg dokumentów to zaoszczędzony czas. Nie mówiąc już o tym, że możliwość wglądu do dokumentów budowlanych przez wszystkich specjalistów od poszczególnych działań pozwala uniknąć błędów i usprawnia realizację – podkreśla Magdalena Urbanowicz, specjalista działu marketingu firmy KOTRAK S.A. – To pozwala optymalizować procesy składania zamówień, ułatwia kontrolę nad płatnościami i monitorowaniem budżetu, jak również pozwala skutecznie kontrolować harmonogram pracy i wykorzystania dostępnych narzędzi i sprzętu, znacząco upraszcza proces przesuwania zasobów ludzkich pomiędzy projektami – tłumaczy.

Budżet oraz obieg dokumentów
W przypadku firm budowlanych kwestia budżetu przekłada się na sprawność realizacji. Przeszacowanie lub niedoszacowanie wydatków na poszczególnych etapach prac może doprowadzić do zastoju, opóźnień i w konsekwencji strat przedsiębiorstwa. Możliwość kontroli wydatków, czasami nawet tych nieprzewidzianych, monitorowanie postępów budowlanych, a nawet, dzięki analizie danych wyprzedzenie ewentualnych zagrożeń, a wszystko dzięki przejrzystym graficznym raportom – to tylko część z pomocnych rozwiązań oferowanych przez systemy IT.
- Jeśli mowa o branży budowlanej, to trafiają do nas klienci, którzy wiedzą, że potrzebują systemu. Dochodzą do takiego momentu w rozwoju firmy, że szukają ułatwień. Bo o ile łatwo jest dla przykładu skoordynować jeden projekt i wystawić trzy, cztery faktury w miesiącu, o tyle przy kilku czy kilkunastu realizacjach w jednym czasie trudno jest zapanować nad podwykonawcami, czy zaplanować optymalne wykorzystanie sprzętu. Potrzeba rozwiązania, które usprawni kontakt, przyspieszy i ułatwi obieg dokumentów, zautomatyzuje pewne działania i przez to ograniczy liczbę błędów, przyczyniając się w efekcie do zwiększenia zysków – zaznacza Magdalena Urbanowicz. – Należy bowiem pamiętać, że przy wysokich budżetach realizacji, każdy błąd to często ogromne straty finansowe.
Przedsiębiorstwa budowlane, które realizują projekty inwestycyjne, czasami wcielają się także w rolę dewelopera, generalnego wykonawcy, czy zarządcy swoich obiektów.
- Współczesne programy mają możliwość analizowania informacji i przekładania ich na przyjazne użytkownikowi graficzne wykresy i formy, dzięki którym zobaczymy kluczowy etap budowy, sprawdzimy, jakimi środkami na daną chwilę dysponujemy. Możemy bez problemu zbudować konkretne raporty i zestawienia, ponieważ program nie ogranicza nas do kilku wzorów, a pozwala na personalizację analiz – wyjaśnia Magdalena Urbanowicz.
W tej sytuacji nie do przecenienia jest spójny system obiegu dokumentów firmy, zebranych i dostępnych w każdej chwili w jednym miejscu. Zarządzanie obiegiem dokumentów zgodnie z indywidualnymi potrzebami przedsiębiorstwa czy podwykonawców, możliwość odnalezienia konkretnego dokumentu czy projektu nawet sprzed kilku lat w kilka sekund, finalnie powoduje także ograniczenie kosztów administracyjnych poprzez skrócenie czasu pracy nad dokumentami.

Dagna Starowieyska

Materiał powstał we współpracy z firmą Kotrak S.A.