Rosnące tempo pracy, mobilność, szybki przepływ informacji, dyspozycyjność – to tylko niektóre wymagania stawiane przed pracownikiem. Zacierają się granice międzykulturowe i narodowościowe. Najważniejsza staje się jakość wykonywanej pracy, osiągane efekty i wyniki, a nie liczba godzin spędzonych w biurze. W odpowiedzi na te wymagania telepraca staje się optymalnym rozwiązaniem. W niektórych branżach nie jest już konieczny kontakt osobisty.

W koncernach – zamiast zebrań i narad – odbywają się videokonferencje, pracownicy kontaktują się między sobą za pomocą komunikatorów internetowych czy telefonów. Coraz więcej zagranicznych pracodawców potrzebuje specjalistów, którzy mogliby wykonywać część pracy w Polsce, z kolei polskie przedsiębiorstwa potrzebują specjalistów do kontaktów na rynkach międzynarodowych. Taki rodzaj pracy nie wymaga osobistego kontaktu z pracodawcą, w każdym razie nie na co dzień.

Tele – menedżer

Wzrasta liczba menedżerów, którzy decydują się na telepracę i propagują ją wśród swoich pracowników. Kojarzy się ona bowiem z dużą elastycznością, swobodą działania i możliwością samodzielnej organizacji pracy. Już nie trzeba tworzyć dużych biur i dziesiątek kosztownych stanowisk pracy. Zatrudniając telepracownika, pracodawca może liczyć na duże oszczędności.

Koszty utrzymania telepracownika są aż o 30 – 40 proc. mniejsze, a przedsiębiorstwo zwiększa możliwość pozyskania specjalistów niedostępnych w sposób tradycyjny. Telepraca ma jeszcze jedną zaletę – pozwala na pełną aktywność zawodową osobom niepełnosprawnym, wychowującym dzieci, studentom czy ludziom, którzy preferują pracę w domu.

Znać się na rzeczy

Telepracownik musi przede wszystkim być biegły w obsłudze komputera i Internetu. Należy jednak pamiętać, że powinien mieć także odpowiednie predyspozycje i cechy charakteru: niezbędna jest samodyscyplina i doskonała organizacja pracy. Osoby, które posiadają duże poczucie odpowiedzialności za powierzone obowiązki, a nie mają możliwości bądź nie potrafią pracować w zespole, doskonale odnajdą się w takiej formie zatrudnienia.

Ponadto telepraca oferuje: elastyczność w ustalaniu swoich priorytetów oraz czasu pracy i zadań, dowolność w decydowaniu, w którym momencie dnia mamy wykonać poszczególne czynności, możliwość pogodzenia pracy zawodowej z inną rolą (rodzica, opiekuna), oszczędność czasu i pieniędzy – poświęconych na przykład na dojazdy, możliwość połączenia z innymi źródłami zarobkowania (o ile umowa z danym pracodawcą na to pozwala).

Możliwości – oferowane przez telepracę – są przyszłością dla rynku pracy w Polsce. Oprócz zysków, jakie daje ona pracodawcom i pracownikom, niesie za sobą także korzyści społeczne. Nieograniczone możliwości tego rodzaju zatrudnienia pozwalają osobom poszukującym pracy oraz ludziom, którzy nie są w stanie świadczyć pracy w sposób tradycyjny, na realizację ambicji zawodowych. Korzyści wynikające z telepracy dostrzegła również Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, zlecając realizację usługi szkoleniowej i kampanii promującej tę formę zatrudnienia pt. „Telepraca nowa forma organizacji pracy w przedsiębiorstwach” (szczegóły na stronie: www.telepraca.gov.pl).

Co to takiego?

Telepraca to elastyczna forma zatrudnienia na odległość, która cały czas zyskuje na popularności. Sprzyja temu usługa realizowana na zlecenie Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, która będzie trwać do lutego 2012 roku. Usługa ma na celu popularyzację zatrudnienia telepracowników przez polskich przedsiębiorców. W ramach działań na terenie całej Polski trwają dofinansowane szkolenia, w których weźmie udział, co najmniej 2000 właścicieli i pracowników mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.

Z dala od firmy
Z definicji, telepraca polega na wykonywaniu obowiązków służbowych poza siedzibą firmy i przesyłaniu efektów pracy do pracodawcy za pomocą Internetu lub innych technologii teleinformatycznych. Pracę na zasadach elastycznych form zatrudnienia można wykonywać w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin. Telepracownik ustala z pracodawcą listę obowiązków wraz z harmonogramem ich wykonania i tym samym rozliczany jest za zadania, a nie za czas spędzony w pracy.
Z tego względu telepracownicy posiadają identyczne prawa i obowiązki, jak inne osoby pracujące w trybie stacjonarnym. Oznacza to, że osoby pracujące w trybie zdalnym mają takie samo prawo do warunków zatrudniania, dni wolnych, szkoleń, podnoszenia kwalifikacji zawodowych i awansu. Telepracowników obowiązuje ponadto przestrzeganie zasad BHP.
Według najnowszych dostępnych na ten temat danych Głównego Urzędu Statystycznego w 2008 roku telepracowników zatrudniało zaledwie 2 proc. małych przedsiębiorstw (10-49 osób) oraz 6 proc. średniej wielkości firm (50-249 osób) w naszym kraju. Praca zdalna najczęściej wykorzystywana była w dużych podmiotach, zatrudniających co najmniej 250 pracowników.

Matka i marketingowiec
Małgorzata jest matką 5-letniej Natalii i handlowcem. Mieszka na Mazurach, obecnie pracuje dla firmy z Warszawy. Pracę przerwała udając się na urlop macierzyński, po porodzie zdecydowała się zostać w domu i zająć się dzieckiem. – Szansą na powrót na rynek była telepraca. Znalazłam ogłoszenie firmy, która szukała handlowca i zgłosiłam się. Po trzymiesięcznym okresie próbnym, podpisałam umowę. Pracuję już od blisko dwóch lat – mówi Małgorzata. – Pracuję jak w normalnym biurze, tyle, że u siebie. Wstaję rano, odprowadzam córkę do przedszkola, wracam i zaczynam pracę. Rozliczam się z przełożonym każdego dnia z powierzonych mi zadań. Jestem objęta systemem premii i szkoleń, jak każdy pracownik w biurze. To dla mnie idealna sytuacja, nie tracę czasu na dojazdy do biura.
Iwona od trzech lat jest marketingowcem w jednym z najpopularniejszych polskich portali społecznościowych. Do lutego pracowała w jednym z biur firmy w Krakowie. Sytuacja prywatna spowodowała, że od lutego Iwona zdecydowała się przeprowadzić do Berlina. Jest jednak na tyle dobrym pracownikiem, że firma nie chciała się z nią rozstawać. – Podpisałam więc nową umowę i zostałam telepracownikiem. Zmienił się nieco zakres moich obowiązków, otrzymałam komputer i kilka innych sprzętów niezbędnych do stworzenia w mieszkaniu minibiura, no i dostałam podwyżkę – mówi Iwona. – Na razie przyzwyczajam się do nowych warunków pracy, ale zawsze byłam dobrze zorganizowana, więc nie powinnam mieć większych problemów – dodaje.

Telepracownik vs. freelancer
Umowa zawierana z telepracownikiem powinna obejmować wszystkie elementy tradycyjnej umowy o pracę (rodzaj wykonywanej pracy, wysokość wynagrodzenia, termin rozpoczęcia pracy, warunki wykonywania pracy poza siedzibą przedsiębiorcy oraz sposób korzystania ze środków komunikacji elektronicznej). Ponadto, umowa ta powinna precyzować, kto jest bezpośrednim przełożonym telepracownika, a także z czyjego sprzętu będzie korzystał pracownik – prywatnego czy też wypożyczonego przez firmę.
W odróżnieniu od telepracowników, freelancerzy zazwyczaj zakładają własną działalność gospodarczą lub są zatrudniani w oparciu o umowy cywilno-prawne, przy czym treść umowy nie definiuje miejsca, z którego pracownik wykonuje swoje obowiązki. Do podjęcia tego rodzaju pracy większość osób motywuje brak przełożonego i związane z tym poczucie niezależności, a także perspektywa wysokich zarobków. Wolni strzelcy muszą się jednak liczyć z samodzielnym płaceniem składek ZUS, prowadzeniem obowiązków księgowych, a także z niepewnością zawodową.

Predysponowane zawody
Telepracownikiem może zostać każdy, kto ma możliwość wykonywania swoich obowiązków przy pomocy telefonu oraz komputera z dostępem do Internetu. Do najbardziej popularnych branż, w których można znaleźć zatrudnienie w formie telepracy, należą: consulting, przetwarzanie danych komputerowych, programowanie komputerowe, usługi finansowe, księgowość, sprzedaż, marketing oraz wolne zawody (dziennikarze, architekci, projektanci, tłumacze, korektorzy tekstów, redaktorzy, graficy). Dodatkowo, elastyczne formy zatrudnienia są doskonałym rozwiązaniem dla osób wychowujących dzieci, studentów oraz seniorów.
Predyspozycje są również bardzo ważne, aby taki pracowy eksperyment mógł się powieść. Przy pracy zdalnej najważniejsze są samodyscyplina i doskonała organizacja pracy. Odnajdą się w niej osoby, które posiadają duże poczucie odpowiedzialności za powierzone obowiązki, a nie mają możliwości bądź nie lubią pracować w zespole.
Telepraca może być wykonywana w oparciu o umowę o pracę, umowę zlecenia, umowę o dzieło lub w systemie nakładczym. Wybór telepracy jako formy zatrudnienia może nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy, jak i w czasie jej trwania na mocy porozumienia stron.
Pracodawca ma obowiązek skierowania telepracownika na badania lekarskie oraz szkolenia z zakresu BHP. Przedsiębiorca nie może dopuścić bowiem do pracy osoby, która nie posiada aktualnego orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do wykonywania zadań na danym stanowisku. Jego zadaniem jest również poinformowanie pracownika o ocenie ryzyka zawodowego oraz zaznajamianie z przepisami i zasadami BHP, dotyczącymi wykonywania danej pracy. Ponadto, umowa zawierana z telepracownikiem powinna obejmować wszystkie elementy tradycyjnej umowy o pracę, w tym określać m.in. warunki wykonywania pracy poza siedzibą przedsiębiorcy.

Korzyści dla pracodawcy
Najważniejszym korzyściami dla pracodawcy są niższe koszty zatrudnienia i prowadzenia działalności. Zatrudnienie telepracownika może pomóc zaoszczędzić do 30 – 40 proc. kosztów. Pozwala zatrudniać wykwalifikowanych pracowników nie tylko z miasta, w którym znajduje się firma, ale praktycznie z całego świata. Co więcej, pozwala kontynuować współpracę z tymi, których sytuacja życiowa nie pozwala na przedłużenie umowy na tradycyjnych warunkach (przeprowadzka, macierzyństwo, wyjazd za granicę). Dzięki temu firma może budować konkurencyjność na rynku i poszerzać oferowane usługi niższym kosztem.
– Brak ograniczeń geograficznych, elastyczny czas pracy, możliwość pogodzenia obowiązków służbowych z życiem prywatnym – to tylko niektóre z zalet telepracy, które sprawiają, że wciąż zwiększa się liczba osób z niej korzystających. W tym roku odsetek ten powinien wzrosnąć o kolejne 2–3 proc. – prognozuje Monika Zakrzewska, Ekspert z Polskiej Konfederacji Pracodawców Prywatnych Lewiatan.

Korzyści dla pracownika
Praca zdalna to nie tylko możliwość pogodzenia obowiązków życia rodzinnego z pracą, ale także swoboda w wykonywaniu zadań zawodowych. – Telepraca oszczędza pracownikowi zarówno czas i pieniądze związane z dojazdami do pracy, przyczynia się też do zwiększenia komfortu psychicznego pracownika, wynikającego z możliwości zarządzania swoim czasem – mówi Anna Świebocka–Nerkowska, Dyrektor Departamentu Rozwoju Kapitału Ludzkiego Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. – Jest także doskonałym rozwiązaniem na aktywizację osób zagrożonych bezrobociem: rodziców wychowujących małe dzieci, studentów, seniorów, czy osób niepełnosprawnych – dodaje.
– Atutem telepracy jest większe poczucie odpowiedzialności i samodzielności w podejmowaniu decyzji biznesowych wśród pracowników. Wdrożenie tej formy zatrudnienia w sposób bezpośredni przełożyło się na wydajność pracy, efekty ekonomiczne oraz wzrost satysfakcji z wykonywanych obowiązków pracowniczych – mówi Piotr Budzisz z firmy 4PROFI-T Sp. z o.o.

Jak szukać telepracownika
– Już na etapie rekrutacji telepracownika możemy zdecydować o powodzeniu naszego projektu – mówi Agnieszka Młodzikowska, psycholog i terapeuta z Perfect In – Centrum Terapii i Rozwoju Osobowości. – Istotne jest to, że nasz przyszły pracownik będzie wykonywał obowiązki w oderwaniu od współpracowników, bez „wizualnej”, bezpośredniej kontroli i nadzoru przełożonego. W związku z tym będzie musiał sprostać sytuacji pogodzenia dwóch typów działalności w jednym miejscu, czyli życia rodzinnego z zawodowym – wyjaśnia.
Według Agnieszki Młodzikowskiej, praktycznie na wszystkich stanowiskach niższego i średniego szczebla – wymagających komunikacji za pomocą nowych technologii – można pracować zdalnie. – W takiej formie możemy zatrudniać m.in.: handlowców, programistów, grafików, księgowych, pracowników kreatywnych, artystów, analityków, PR-owców, marketingowców, administratorów. Zdarza się także, że zdalnie pracują menadżerowie wyższego szczebla oraz kadra zarządzająca – wówczas częściej mówimy o telepracy zamiennej lub mobilnej.
Jakie cechy powinien mieć idealny kandydat? – Przede wszystkim powinna to być osoba samodzielna w działaniu i zarządzaniu czasem pracy, elastyczna, a zarazem dostępna – twierdzi Agnieszka Młodzikowska. – W rozmowie z telepracownikiem musimy być trochę psychologami, nawet jeśli nie mamy takiego przygotowania, musimy uświadomić kandydata, jakie mogą być zagrożenia, ograniczenia telepracy, np. brak kontaktów osobistych ze współpracownikami, brak możliwości podzielenia się problemami dnia codziennego, ale z drugiej strony duża elastyczność godzin pracy i swoboda – wylicza.

Telepracownik wyposaża biuro
Przedsiębiorca zatrudniający pracownika w formie telepracy ma obowiązek dostarczenia mu niezbędnego sprzętu do wykonywania pracy (komputer, telefon, biurko), pokrycia kosztów związanych z jego instalacją oraz utrzymaniem. Ponadto, pracodawca musi zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną oraz – w razie potrzeby – także szkolenia z obsługi komputera lub innego sprzętu wykorzystywanego przy pracy. Jeżeli obie strony postanowią inaczej, pracownik może korzystać ze swojego prywatnego sprzętu wykonując obowiązki służbowe. Należy pamiętać o uwzględnieniu w umowie zasad używania sprzętu oraz jego ubezpieczenia.
Pracownikowi należy się zwrot kosztów za korzystanie ze swojego sprzętu, np. komputera, drukarki lub telefonu – ekwiwalent w wysokości określonej w porozumieniu lub regulaminie. Przy ustalaniu tej kwoty pracodawca powinien sprawdzić zużycie sprzętu, jego rynkową cenę oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracy. Ponadto, należy także wziąć pod uwagę koszt rachunków, np. za wykonane połączenia telefoniczne oraz internet.

W praktyce
– Telepraca to doskonałe narzędzie w rękach managera, pozwalające na efektywne zarządzanie pracownikami bez „przywiązywania” ich do konkretnego miejsca. Sam 90 proc. czasu spędzam poza biurem, mobilnie realizując cele strategiczne firmy. Dzięki zdalnej pracy mogę prowadzić działania w podróży, w domu czy – co nadal się często zdarza – podczas wakacji – potwierdza Rafał Brzoska, prezes zarządu Grupy Integer.pl.
– Telepracę uważam za naturalną kolej rzeczy, wynikającą ze zmieniającego się w niesamowitym tempie społeczeństwa informacyjnego. Wraz z rozwojem technologii telepraca pozwala zarówno na obniżenie kosztów zatrudnienia, jak i zatrudnianie ludzi o odpowiednich kwalifikacjach, gdzie miejsce zamieszkania przestaje być czynnikiem determinującym możliwość podjęcia współpracy – ocenia Sławomir Matul, General Manager i Creative Director w Agencji Marketingu Zintegrowanego MAT. – Poza biurem spędzam 1 – 2 dni tygodniowo, ale bywa, że nie ma mnie tydzień. Poza prowadzeniem firmy ścigam się w Międzynarodowych Motocyklowych Mistrzostwach Polski. Wyjazdy na treningi i zawody na tory rozsiane po całej Europie powodują, że często pracuję poza biurem.
Jak zarządzać telepracownikiem?
– Na pewno niezbędny jest odpowiedni sprzęt, ale to nie urządzenia, a kompetentni ludzie i odpowiednie relacje z nimi są determinantą podstawy sukcesu w zdalnym zarządzaniu firmą. Zbudowanie zgranego zespołu, odpowiedzialnego i zaangażowanego w realizację celów firmy pozwala na efektywną działalność z dowolnego miejsca na świecie – ocenia Sławomir Matul.

Praca zdalna dla większości Polaków niesłusznie kojarzy się głównie z telemarketingiem, informacją telefoniczną czy akwizycją. Do najczęstszych obaw związanych z podjęciem telepracy należą:

*•   brak podpisania stałej umowy o pracę;

*•   utrata kontaktów międzyludzkich;

*•   brak wsparcia ze strony pracodawcy;

*•   zatarcie granicy między życiem prywatnym i zawodowym;

*•   odizolowanie od społeczności firmy i związane z tym poczucie wykluczenia;

*•   brak możliwości uzyskania podwyżki, czy awansu.

Telepraca to forma zatrudnienia polegająca na regularnym wykonywaniu przez pracownika obowiązków poza zakładem pracy, przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Należy jednak pamiętać, że pracodawca nie może nakazać wykonywania pracy w domu. Jeżeli pracownik sam wyraża chęć podjęcia elastycznych form zatrudnienia i może dany rodzaj pracy swobodnie wykonywać w domu, to pracodawca nie powinien mieć przeciwwskazań do zmiany warunków pracy.

Zakres i forma umowy o pracę w systemie telepracy zależy od indywidualnych ustaleń z pracodawcą i bardzo często jest podpisywana na takich samych zasadach, jak w przypadku pracowników stacjonarnych. Na zatrudnieniu telepracownika zyskuje przedsiębiorstwo, którego koszty związane z utrzymaniem stanowiska pracy maleją nawet o 30%. Inne korzyści płynące z elastycznych form zatrudnienia to m.in.: poprawa konkurencyjności przedsiębiorstwa, likwidowanie barier biurokratycznych, budowanie wizerunku nowoczesnego przedsiębiorstwa wykorzystującego niekonwencjonalne formy zatrudnienia, wzrost elastyczności sposobów współpracy z firmą, możliwość zatrudnienia trudnodostępnych kadr pracowników (np. niedogodności geograficzne), wzrost wydajności pracy pracowników. Wszystkie te czynniki są bardzo ważne i przemawiają na korzyść stosowania telepracy w przedsiębiorstwach.

Telepraca nie jest jednak odpowiednią formą zatrudnienia dla każdego. Osoby, które nie potrafią pracować samodzielnie lub brakuje im samodyscypliny nie powinny podejmować tego rodzaju zatrudnienia.   Konieczna jest także zmiana myślenia pracodawców – zmniejszenie kontroli na rzecz rozliczania efektywności. Pracodawcy muszą skoncentrować się na zadaniach, które pracownik ma wykonać – obojętnie gdzie i kiedy to zrobi. Umiejętne wykorzystanie telepracy jest szansą na rozwój i aktywizację różnych grup społecznych. Z badań przeprowadzonych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości wynika, że:

*•   92,4% firm i pracowników uważa telepracę za szansę na zatrudnienie osób niepełnosprawnych,

*•   69,4% ankietowanych stwierdziło, że elastyczne formy zatrudnienia umożliwiają godzenie pracy i życia rodzinnego,

*•   50% jest zdania, że praca zdalna obniża koszty pracy.1

Do elastycznych form zatrudnienia przekonały się już kraje wysoko rozwinięte np. USA, Wielka Brytania czy Włochy. Powinniśmy pójść w ich ślady i zrobić wszystko, żeby w XXI wieku nie liczył się czas spędzony w firmie, a efekty naszej pracy.

*tekst powstał dzięki Annie Świebockiej–Nerkowskiej, Dyrektor Departamentu Rozwoju Kapitału Ludzkiego Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.

Przedsiębiorca zatrudniający pracownika w formie telepracy ma obowiązek dostarczenia mu niezbędnego sprzętu do wykonywania pracy (komputer, telefon, biurko), pokrycia kosztów związanych z jego instalacją oraz utrzymaniem. Ponadto, pracodawca musi zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną oraz – w razie potrzeby – także szkolenia z obsługi komputera lub innego sprzętu wykorzystywanego przy pracy. Jeżeli obie strony postanowią inaczej, pracownik może korzystać ze swojego prywatnego sprzętu wykonując obowiązki służbowe. Należy pamiętać o uwzględnieniu w umowie zasad używania sprzętu oraz jego ubezpieczenia.

Pracownikowi należy się zwrot kosztów za korzystanie ze swojego sprzętu, np. komputera, drukarki lub telefonu – ekwiwalent w wysokości określonej w porozumieniu lub regulaminie. Przy ustalaniu tej kwoty pracodawca powinien sprawdzić zużycie sprzętu, jego rynkową cenę oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracy. Ponadto, należy także wziąć pod uwagę koszt rachunków, np. za wykonane połączenia telefoniczne oraz internet.

Pracodawca powinien także ustalić sposób komunikowania się z pracownikiem oraz formę sprawowania nad nim kontroli. Należy pamiętać także o tym, że w miejscu pracy telepracownika obowiązują przepisy BHP, z których pracownik musi zostać przeszkolony na koszt pracodawcy.

autorem komentarza jest Anna Świebocka–Nerkowska, Dyrektor Departamentu Rozwoju Kapitału Ludzkiego Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.